Automação - Primeiros passos

1. O que é e como funciona?

A interface de automação permite criar fluxos de trabalho a partir de eventos pré-estabelecidos e executados na plataforma, o que possibilita a customização e agilidade na entrega das soluções.

Em outras palavras, as automações possibilitam que através da execução de determinada ação, outra aconteça.

2. Quando uso?

Com as automações é possível criar e atualizar cadastros, enviar e-mails, SMS e avisos com informações básicas das execuções realizadas em campo através de conectores externos como Callback / Webhook.

3. Como configurar?

3.1. Como Habilitar a interface de automação?

Primeiramente, é preciso habilitar a interface de automações no ambiente. Para isso, solicite a ativação do botão de automação à equipe de Help Desk através do e-mail ajuda@umov.me e informe se deseja habilitar para todos os usuários ou para usuários específicos. Após a ativação, é necessário fazer logout e login novamente no ambiente.

3.2. Como criar uma nova automação?

Há três modos de acessar a tela de automações, cada um deles exibe opções diferentes de momentos em que a automação deve acontecer, veja abaixo:

1 - Atividades: Acesse o menu Atividades e em ações clique no botão de acordo com a atividade que deseja criar uma automação.

Momentos para a ação ocorrer:

- Ao Executar: Quando a atividade for finalizada

(a atividade precisa ser executada no aplicativo).

- Ao Aprovar: Quando a atividade for aprovada

(a atividade precisa ser executada no aplicativo e ter seu histórico aprovado através do painel de gestão.)

2 - Tarefas: Acesse o menu Tarefas, clique em “Opções” e em seguida selecione “Automação”.

Momentos para a ação ocorrer:

- Ao Editar: Quando a tarefa for editada

- Ao Criar: Quando a tarefa for criada

3 - Locais: Acesse o menu Locais, clique em “Opções” e em seguida selecione “Automação”.

Momentos para a ação ocorrer:

- Ao Editar: Quando o local for editado

- Ao Criar: Quando o local for criado

3.3. Como preencher valores na automação?

Nas automações é possível estabelecer valores fixos para um campo ou utilizar um valor variável a cada execução.

Exemplo:

Valor fixo: Pode-se informar o identificador alternativo de um agente manualmente para defini-lo como padrão na automação.

Valor variável: Clique no para ver as opções de valores disponíveis, dentre eles os valores que são variáveis. Neste caso, veja que nas Informações de Agente temos a opção “ID Alternativo”, essa opção fará com que a automação sempre busque o identificador alternativo do agente que está executando a ação. Sendo assim, podemos ter no primeiro momento o agente_X, depois o agente_Y, o agente_Z e assim por diante, tornando esse dado variável conforme execução.

OBS: Na automação, os valores são sempre referenciados através do identificador alternativo / ID Alternativo / código de integração.

3.4. Como estruturar uma automação?

Cada automação possui campos específicos de acordo com a entidade que está sendo utilizada (atividade, tarefa, local, etc.). Então, é necessário definir que ação você deseja realizar, o tipo de ação e o resultado esperado.

Veja abaixo um exemplo de como chegar nessas informações:

Em que momento a ação deve ocorrer?

Que tipo de ação será executada?

Qual é o resultado esperado?

Ação: Ao executar atividade.

Tipo de ação: Criar tarefa.

Com essas duas definições, conseguimos identificar o objetivo principal desta automação: sempre que a atividade for executada, criar nova tarefa.

Agora que sabemos o objetivo principal desta ação, podemos definir questões mais pontuais, fazendo perguntas como:

Quem deverá receber a tarefa, uma equipe, um agente específico ou o mesmo agente da primeira tarefa?

Onde será executada a tarefa, em um local específico ou no mesmo local da primeira tarefa?

O que deve ser feito, quais atividades serão realizadas?

Quando a segunda tarefa deve ser criada, na data e hora atuais de execução da primeira ou em uma data e hora específicas?

Ao responder essas questões, teremos o resultado esperado:

Sempre que a atividade for executada, deve ser criada uma nova tarefa para o mesmo agente da primeira, no local ABC, com as atividades “Entrega” e “Entrega não realizada” na data e hora atuais.

3.5. Como editar uma automação?

Acesse a tela de automações conforme mostrado anteriormente, as automações criadas aparecerão listadas na lateral esquerda.

Clique na automação que deseja editar > altere as informações que quiser > Salve.

3.6. Como inativar uma automação?

Acesse a tela de automações > clique na automação que deseja inativar > Clique em Ativar ação > Salve.