Como usar o controle de frequências em Trade
Usando controle de frequência atividades
Este documento busca explicar as possibilidades da plataforma uMov.me quanto ao uso do processo de Frequência de Obrigatoriedade e Visualização das atividades nas visitas em um ciclo de atendimento.
Antes de começarmos, é importante separarmos o conceito de “criação de tarefas” na plataforma, ou seja, as visitas que cada usuários terá, do conceito da quantidade de vezes que as atividades deverão aparecer nestas visitas, e dentre estas a quantidade de vezes que são obrigatórias de serem executadas neste ciclo de trabalho.
Antes de iniciarmos os entendimentos das opções, vamos tomar o seguinte cenário como base de trabalho:
Possuímos N promotores, onde todos trabalham com um ciclo de trabalho semanal, ou seja, no momento de criarmos as tarefas de visitas, pensaremos como distribuí-las em uma semana de trabalho que inicia sempre segunda e pode ir até domingo.
Cada promotor poderá receber N visitas para locais, onde locais podem se repetir dentro deste ciclo de semana, sendo atendido mais de uma vez na semana. ex.:
Loja A: visitada nas Segundas, Quartas e Sextas-feiras.
Loja B:visitada de Segunda a Sexta-feira.
Usaremos nos exemplos as seguintes pesquisas e frequências:
Check In e Check Out: Todos os dias
Preços: 1x na semana
Frentes: 2x na semana
Estoques: 3x na semana
Agora vamos para as opções de configuração dos comportamentos:
Opção 1 - Ciclo e Frequência na Atividade + Frequência Confirmada
A ideia desta opção é para quando deseja-se controlar a quantidade de vezes que uma ATIVIDADE será executada em um ciclo (ex. semanal).
Nesta visão as tarefas (visitas) devem ser importadas para a semana completa de trabalho, ou seja, criar para a “semana seguinte de trabalho”, todas as visitas desejadas em todos os dias da referida semana. Essa ação de criar as tarefas pode ocorrer pelo uso do AGD..._v2.csv ou usando o programador de tarefas com a visão de criação “Semanal” de Tarefas”.
Agora deve ser acessado o menu Locais, e na opção configurações deve indicar os campos abaixo cfe. imagem:
Em seguida, deve ser acessado cada uma das atividades e configurado na área indicada na imagem abaixo, as configurações onde indicam que no ciclo semanal (pois as tarefas serão carregadas de uma semana), esta referida atividade deverá ser executada pelo menos 1x onde no campo “Execução mínima do ciclo” está = 1.
Nesta opção em cada atividade deve ser configurado a quantidade de vezes que esta atividade aparece e é obrigatória. Sendo assim esta opção por exemplo representa a sugestão indicada no exemplo da introdução onde a pesquisa de “preços” deseja-se que seja executada 1x na semana.
Notem que o campo “Execução Máxima no Ciclo” foi indicado também para este exemplo com o valor 1. Isso indica que o desejado é que quando o usuário executar a atividade de preço em uma tarefa, “caso” exista no ciclo da mesma semana novas visitas para o mesmo local, o sistema vai “esconder” esta atividade não mostrando mais a mesma nesta Loja.
Agora, se for por exemplo informado 7 neste campo “Execução Máxima no Ciclo”, o sistema vai após o primeiro preenchimento da referida atividade (ex.preço) na referida loja (ex. Loja A), no ciclo da semana, continuar mostrando a atividade nas demais visitas da semana, mas a mesma não ficará obrigatória de preenchimento. Visível para possível preenchimento mas “não obrigatória” pois com a primeira execução da referida atividade no ciclo da semana nesta loja, já cumpriu-se a quantidade mínima de execuções obrigatórias!
Se o campo “Execução Máxima no Ciclo” for nulo (não informado) o sistema também irá sempre manter a atividade para execução, deixando-a opcional, conforme a regra descrita acima.
Agora, se no campo Execução mínima do ciclo” for indicado 3, o sistema entenderá que esta atividade deverá ser apresentada em pelo menos 3 visitas em cada loja, obrigando uma quantidade mínima de 3 execuções da mesma na semana.
Pontos de Atenção:
Criação do ciclo de execução: na primeira vez que fores configurar o uso da frequência, deve ser criado um ciclo de frequência” onde nos exemplos acima indicamos o uso de um Ciclo chamado Semanal para pensamento de linha de tempo para as frequências de execução semanalmente. Ciclo diário só seria utilizado se dentro de um dia existisse mais de uma visita para a mesma loja, com obrigatoriedades de execuções diferentes. Outros ciclos pensados podem ser os quinzenais e mensais.
Data final: deixada em branco quando este comportamento não tem data fim de aplicação.
Execução máxima do ciclo não pode ser menor que a execução mínima.
Quando uma atividade sempre deve aparecer como por exemplo a atividade de check in e check out, sugerido que seja indicado na “Execução mínima do ciclo” = 7 e Execução máxima do ciclo” = 7, ou não informar ciclo nenhum. Nesse caso, o sistema irá considerar a regra padrão do sistema, de aparecer na tarefa respeitando a configuração da própria atividade, que indica se é opcional ou obrigatória.
Opção 2 - Ciclo e Frequência na Atividade + Frequência Planejada
A ideia desta opção é para quando deseja-se controlar a quantidade de vezes que uma ATIVIDADE será executada em um ciclo (ex. semanal).
Entretanto diferente da opção anterior onde as tarefas da semana já são todas previamente criadas, neste modelo as tarefas podem ser criadas diariamente, ou seja, através do uso do Programador de tarefas com a opção de criação diária ou mesmo pelo processo de importação diária do AGD..._V2.csv.
Agora deve ser acessado o menu Locais, e na opção configurações deve indicar os campos abaixo cfe. imagem, lembrando ainda que estamos falando em indicar as frequências nas Atividades (só mudou o segundo campo da configuração, o primeiro se manteve):
Com esta configuração, o sistema passa a não mais esperar que todas as tarefas da semana sejam criadas e sim que diariamente esta ação ocorra para que tenha a gestão de quais lojas serão visitadas e consequentemente o controle das frequências da atividade.
Assim, note que ainda temos que ir lá nas atividades e continuar indicando a quantidade de vezes que desejamos que a referida atividade seja visível e consequentemente Obrigatória no ciclo semanal, independente da loja.
Mas como diferenciar a quantidade de vezes que cada local será visitado na semana, se não temos todas as tarefas deste local criados no início da semana e sim sendo criadas diariamente ao longo da semana?
Bom, para suprirmos esta informação, deve ser utilizado dentro do cadastro de Locais o campo “Frequência de atendimento planejada (em 1 semana)” com a quantidade de vezes no ciclo semanal que esta loja será visitada (expectativa de tarefas que serão criadas).
Isso porque neste modelo não necessita criar toda as tarefas no início da semana e sim dia a dia pelo programador, manual ou ADG diário. Mas há a necessidade de saber a previsão para que o controle ocorra.
É do campo no cadastro dos locais (Frequência de atendimento planejada (em 1 semana) que temos a base de quantas visitas terão para verificar a quantidade de execuções informada em cada atividade, para controle da obrigatoriedade e aparecimento.
Assim, neste formato, mantém-se o pensamento de indicar no cadastro de cada atividade o ciclo e a frequência de obrigatoriedade e visualização para cada atividade, sendo esta aplicada igualmente em TODOS os locais.
Opção 3 - Ciclo e Frequência na Atividade do Local + Frequência Confirmada
Esta terceira opção entra em um nível que permite uma variação de granularidade maior quando indicar a frequência de obrigatoriedade e visualização das anteriores, pois foca em permitir indicar dentro de “cada Local” um cenários específico para cada Atividade, ou seja, nos cenários anteriores o foco era configurar a frequência de aparecimento/obrigatoriedade de cada atividade, o que seria aplicado para todos os locais independentemente do local, ex. preço 1x na semana, todos os locais teriam esta obrigatoriedade.
Agora nesta opção quando lá nas configurações dos locais, indicados no campo “Controlar Frequência de execução conforme ciclo” a opção cfe. a imagem abaixo:
Esta opção abre a possibilidade mais detalhada de quando uma atividade for associada em um determinado local, seja indicado o comportamento de obrigatoriedade e visualização específico por loja. Assim, caso necessário, em um ciclo semanal, cada loja pode ter seu comportamento diferente para cada atividade!
Quando esta opção é configurada no cadastro de locais (cfe. imagem acima) ao editar um local, na área de associação de Atividade x Local será mostrado a seguinte opção:
Segue o mesmo princípio indicado na opção 1, entretanto aqui passa a ser informado o ciclo de execução, execução mínima e máxima para cada Atividade x Local, pois deseja-se que cada local “possa” ter em cada atividade uma frequência e obrigatoriedade diferente.
Ponto importante a lembrar que nesta opção, a forma com que as tarefas devem ser criadas é a mesma da opção 1, onde deve ser criado todas as tarefas para a semana, pois estamos falando de Frequência confirmada em cima das tarefas, e por isso precisamos no início do ciclo da semana ter TODAS as tarefas da referida semana criadas para o início do ciclo.
Pontos de Atenção:
Caso estejas utilizando o processo de associação de atividades x locais pelo arquivo ATL...._v2.csv, seria importante verificares no http://ajuda.umov.me/kb e ou com o suporte onde adicionar os campos para a indicação da frequência
Opção 4 - Ciclo e Frequência na Atividade do Local + Frequência Planejada
Trata-se da opção que une o processo indicado na opção 3 de associar a frequência de obrigatoriedade e visualização por Atividade x Local, mas com o pensamento e comportamento da criação de tarefas da opção 2, ou seja, além de permitir que as atividades sejam indicadas diferentes por local, a tarefas de visitas podem ser criadas diariamente no ciclo semanal de trabalho.
Para uso desta opção de trabalho, lá nas configurações do local, deve ser indicada as seguintes opções, cfe imagem abaixo:
Este é a opção mais criteriosa e por sua vez podendo ser a mais usada onde permite controlar em cada Local, a quantidade de obrigatoriedade por Atividade dentro de um ciclo semanal, onde as tarefas são criadas diariamente pelo programador, AGD ou Manual.
Entretanto note que ao associar as atividades no local e indicar o ciclo semanal, temos um campo a mais (Frequência planejada (1 semana) que na opção 2 estava no cadastro de locais e agora está aqui, dentro de cada associação de atividade.
Neste, diferente das opções anteriores, DEVE ser indicado a quantidade de vezes que este local será atendido no ciclo da semana, pois como as tarefas são criadas diariamente o sistema precisa ter esta referência em algum lugar que no caso é este campo:
Note que os demais campos de Execução Mínima, máxima, escolha da frequência, se mantém os mesmos indicados na opção 2, só que neste caso aqui dentro de cada associação de atividade em cada local.
Esperamos que o material lhes ajuda no entendimento das possibilidades que a plataforma possui quanto a funcionalidade de controle de frequências de visualização e aparecimento das atividades, nas tarefas de visitas.