Programação de tarefas no painel de gestão
1. O que é e como funciona?
A funcionalidade está disponível no painel de gestão e com ela é possível definir e programar a criação de tarefas para os usuários do aplicativo. Você pode definir quem, onde, o que e quando uma tarefa vai ser criada para o usuário, desta forma a tarefa ficará programada para criar automaticamente, facilitando as operações que costumam realizar as mesmas tarefas frequentemente.
2. Quando uso?
Utilize a programação de tarefas para organizar os atendimentos dos usuários e equipes, programando previamente a criação de tarefas, definindo recorrências e prazos de término. Este recurso geralmente é utilizado em casos em que a mesma tarefa possui uma frequência de execução diária, semanal ou mensal, por exemplo, mas também pode ser utilizado em casos em que a tarefa não se repete.
3. Como configurar?
Primeiramente, solicite a ativação da funcionalidade à equipe de Help Desk através do e-mail ajuda@umov.me.
Com o recurso já ativado, você encontrará a opção "Programação de tarefas" dentro do Painel de Gestão do seu ambiente.
Ao acessar o painel, temos a tela inicial onde encontramos uma tabela com as programações já definidas e a opção "Nova programação". Ao clicar nesta opção abrirá uma tela para determinar as configurações da sua nova programação para criar tarefas.
Abaixo seguem as opções de configuração disponíveis:
1. Descrição - Defina uma descrição para identificar a sua programação;
2. Ativo - Ative e inative uma programação agendada;
3. Tipo de tarefa - Selecione o tipo de tarefa desejado caso queira que a origem das atividades seja pelo tipo de tarefa;
4. Identificador alternativo - Crie uma chave de identificação para a sua programação;
5. Pessoa(s) / Equipe(s) - Sinalize se suas tarefas serão criadas para um usuário específico ou para uma equipe;
6. Forma de execução na equipe - Caso suas tarefas sejam criadas para equipe, informe se somente uma pessoa executa ou se todas as pessoas executam;
7. Adicionar pessoas / equipes - Adicione pessoas ou equipes para as quais sua programação criará tarefas;
8. Adicionar locais - Selecione 1 ou mais locais de execução para as tarefas agendadas;
9. Organizar agenda - Ao selecionar mais de um local, organize a ordem e os horários para execução das tarefas ou roteirize-as para traçar a melhor rota de execução;
10. Origem das atividades - Escolha a forma como deseja vincular as atividades nas tarefas:
- Pessoa (atividades vinculadas na pessoa);
- Equipe (atividades vinculadas na equipe);
- Local (atividades vinculadas no local);
- Ambiente (atividades padrões vinculadas nos parâmetros);
- Atividades informadas (atividades selecionadas manualmente);
- Tipo de tarefa (atividades vinculadas ao tipo de tarefa).
11. Selecionar atividades - Caso tenha optado por vincular as atividades manualmente, selecione as atividades que deseja incluir na tarefa.
12. Data início - Informe a data que sua programação deve começar a criar tarefas;
13. Não se repete / Possui recorrência - Marque a opção "Não se repete" em casos em que a programação deve criar as tarefas apenas uma vez. Quando as tarefas devem ser criadas frequentemente pela programação, marque "Possui recorrência";
14. Repete criação - Frequência que a programação irá criar as tarefas;
15. Dias da semana - Defina em quais dias da semana a programação irá criar as tarefas;
16. Repetir a cada - Quando selecionada a opção "Mensalmente" no campo "Repete criação", este novo campo abrirá para seleção da frequência de repetição, sendo possível escolher repetições entre 1 e 12 meses.
17. Término - Escolha a opção "Nunca" para uma programação sem data fim definida. Caso deseje que a programação crie tarefas apenas por um período de tempo, selecione a data fim de criação das tarefas.
Filtros
Com objetivo melhorar a experiência de uso da programação de tarefas, foram incluídos novos filtros exibindo mais informações na listagem das programações. Este recurso passa a ser padrão da plataforma para todos que usam programação de tarefas. Todos os filtros são listas múltiplas, permitindo a escolha de mais de um valor, conforme o painel de gestão.
Foram incluídos os seguintes filtros:
- Agente: lista todas as programações que contém os agentes selecionados.
- Equipe: lista todas as programações que contém as equipes selecionadas. Se as programações são para as pessoas, filtra as pessoas das equipes selecionadas.
- Tipo de tarefa: lista todas as programações que contém os tipos de tarefa selecionados.
- Local: lista todas as programações que contém os locais selecionados.
Nova coluna e opção "Ver mais"
Também foi incluído na exibição das programações a coluna Onde, que lista os locais das programações, conforme pode ser observado na imagem abaixo.
Tanto na coluna Quem, quanto na coluna Onde, foi feito um tratamento para não listar todos os valores selecionados. Por ser uma seleção múltipla, podem ter vários registros selecionados. Sendo assim, são apresentadas apenas 2 linhas de dados, e, caso tenha mais registros para exibir, é mostrada a opção “Ver mais” que ao clicar, é aberta um popup listando todas as pessoas ou locais vinculados na programação.
Assista nossos especialistas explicando sobre a funcionalidade.